各二级学院、处（部、室）、图书信息中心、资产经营公司：  

2016年度文件材料归档工作即将开始，为了确保此项工作顺利进行，现将有关归档事项通知如下：  

一、归档范围  

2016年度各立卷部门在教学、科研、管理等各项工作中形成的有保存价值的党群、行政、教学、出版、外事、科研、设备、基建、会计、声像、实物等方面的文件材料。其中包括党政会议记录、大事记、重要的年报、重要的协议、重要的会议资料和重大活动材料等。(详见党政办网页档案室业务指导栏)    

二、归档时间  

3月20日前各部门务必将归档材料按要求移交学校档案室。  

三、归档要求  

1.归档材料必须齐全、完整。任何部门不得以工作需要为由擅自滞留应归档的文件材料，各兼职档案员应根据本部门职能及学校规定的归档范围（党政办网页查看）切实做好收集工作，确保归档材料的齐全、完整。同时做好初步鉴定，不得将不归档材料擅自归档。  

2.学校党委、行政的发文，纸质文件双套归档，电子文件刻录光盘归档，部门发文只需归档一份，任何文件必须附有底稿，如底稿没有修改痕迹的，只需附发文稿子。  

3.归档的材料必须字迹清楚，签署完备、纸张大小符合规范要求。  

4.归档材料必须是原件。  

5.照片、光盘档案必须写好文字说明，包括时间、地点、人物、内容、背景等要素。  

6.各兼职档案员须将归档材料按要求条目式输入部门数据库，同时移交纸质档案。  

四、归档手续  

各兼职档案员打印归档文件目录，一式二份，与档案一起移交学校档案室，双方核对无误，签字办理交接手续。  

文件材料归档工作是做好学校档案工作的基础，请各部门领导予以重视，安排好兼职档案员时间，如遇兼职档案员调离岗位或退休的要抓紧落实，重新明确。各部门兼职档案员要切实负起归档责任，保质保量如期完成，如有业务上的问题可及时与档案室邵老师联系。  

党 政 办  

                          2017年2月20日